Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

A.  Sistem Pemeliharaan Arsip 

Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas (tidak adanya yang tercecer/hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Dalam pemeliharaan arsip terkandung 2 (dua) pengertian yaitu : (Abu Bakar, 1996 :16) 

• Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap arsip. 
• Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap lingkungan, ruangan kerja, peralatan, temperatur, dan kelembapan. 

Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip (terutama arsip in-aktif) ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyaknya arsip-arsip dicuri dan diperjual belikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin. 

Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestariannya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. 

Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 1985:48-50) sebagai berikut : 

• Pengaturan Ruangan 

Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidka terkena langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas. 

Berikut Artikel yg Terkait Masalah Kearsipan

Baca Juga : Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Baca Juga : Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Baca Juga : Sistem Penyimpanan Arsip
Baca Juga : Jenis-Jenis Arsip dan Contohnya
Baca Juga : Jenis-Jenis / Macam-macam Peralatan Arsip Dan Gambarnya
Baca Juga : Prosedur Kearsipan

• Pemeliharaan Tempat Penyimpanan 

Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip dilemari harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan. 

• Penggunaan Bahan-bahan Pencegah 

Untuk menjaga keutuhan agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confen (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain. 

• Larangan-larangan Yang Tidak Boleh Dilanggar 

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang kerumah akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan hanya sekali saja. 

• Kebersihan

Ruangan arsip hendaknya senantiasa  bersih dari segala macam debu untuk membersihkan debu dari ruangan maupun debu yang melekat diarsip sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan/dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam pemberkasan arsip. Untuk mencegahnya sebaiknya digunakan klip dari bahan plastic yang tidak dapat menimbulkan karat. 

B.  Sistem Pengamanan Arsip 

       Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya. 

• Pengamanan Arsip dari Segi Informasi Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam Pasal 11 Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut “ 

1. Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun. 
2. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup. 

• Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya 

Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena  faktor  internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam) dan  faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar). (Mulyono dkk, 1985 :46-48). 

Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : 

• Kualitas Kertas 
• Tinta 
• Bahan perekat