Sistem Penyimpanan Arsip
A. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad
Sistem penyimpanan arsip
menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat
nama orang, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad
dari huruf A-Z.
Sistem penyimpanan arsip menurut
abjad ini , dapat dipakai pula oleh sistem penyimpanan arsip lainnya.
Misalnya sistem penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk
mempermudah menemukan penyimpanan utama menurut pokok soal maka untuk
mempercepat menemukan kembali warkat haruslah disusun menurut abjad. Dengan
demikian, tidaklah mengherankan apabila sistem ini meliput i 90 %
dari semua sistem penyimpanan arsip, karena disamping dapat dipakai
sebagai sistem penyimpanan utama dapat pula digunakan sebagai sistem
penyimpanan lanjutan.
B. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Bernomor
Sistem penyimpanan arsip menurut
abjad bernomor ini berarti warkat yang telah dibuat atau diterima yang
didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah maupun nama pokok
soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3, dan
seterusnya sampai Z1, Z2, Z3, Z4 dan seterusnya.
C. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal
Sistem penyimpanan arsip
menurut pokok soal berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut
pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan ataupun sub masalah/sub urusan yang
tertera didalamnya. Misalnya semua surat yang berhubungan dengan urusan
kurikulum, perubahan kurikulum, pengiriman kurikulum kepada dosen, dihimpun
menjadi suatu berkas yang berjudul “kurikulum” kemudian berbagai pokok soal
yang ada disusun menurut abjad untuk mempercepat penemuan kembali.
Berikut Artikel yang Terkait Masalah Kearsiban :
Baca Juga : Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Baca Juga : Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Baca Juga : Sistem Penyimpanan Arsip
Baca Juga : Jenis-Jenis Arsip dan Contohnya
Baca Juga : Jenis-Jenis / Macam-macam Peralatan Arsip Dan Gambarnya
Baca Juga : Prosedur Kearsipan
D. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah
Sistem penyimpanan arsip
menurut wilayah berarti warkat yang diterima oleh suatu organisasi menurut
pembagian suatu daerah tertentu seperti Pulau, Kepulauan, Propinsi, Kabupaten,
Kotamadya, Kota, Kecamatan, Desa, Kampung, Rukun Tetangga. Pada tiap
satuan daerah tertentu diatas disusun warkat-warkat yang bersangkutan dengan
nama orang, nama organisasi, nama pokok soal, yang telah diurutkan menurut
abjad agar pada saat penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat.
E. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal
Sistem penyimpanan arsip menurut
tanggal berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan
menurut tanggal yang tertera pada warkat tersebut. Sistem ini
biasanya dipakai untuk warkat-warkat yang penyimpanannya memerlukan jangka
waktu tertentu untuk pemakaian kembali. Misalnya suatu tagihan peminjaman uang,
kartu peminjaman arsip, kartu peminjaman buku pada perpustakaan dan
lain-lain.
F. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Kode
Sistem penyimpanan arsip
menurut nomor berkode berarti warkat-warkat yang diterima suatu organisasi
disimpan menurut nomor urut dan abjad. Sistem penyimpanan warkat ini dipakai
terutama untuk warkat-warkat mengenai suatu pokok soal utama (misalnya proses
pembangunan gedung) yang kemudian berkembang tahap demi tahap (misalnya mulai
dari pembuatan dasar bangunan sampai pembuatan tembok dan pemasangan atap).
Misalnya warkat dengan nomor 1, 2, 2A, 2B, 2C, 3A, 3B, 3C, 4, 4A, 4B, 4C, 4D,
4E, 4F, dan seterusnya.
G. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Suara
Sistem penyimpanan arsip
menurut suara berarti warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu
organisasi yang memuat nama-nama orang untuk berbunyi pengucapannya sama
terlepas dari bagaimana menulisnya akan memberi kode nomor yang sama dan
disimpan ditempat yang sama.
Contoh :
- Sunarti - S 563
- Sunarto
- S 563
- Sunardi
- S 563
S – huruf pertama, S –
N, 6 – r, 3
Proses penyimpanan arsip adalah aman, awet, up to date
dan efesien.
No comments:
Post a Comment