Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

A.  Sistem Penyusutan Arsip 

Tidak semua warkat memiliki guna abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan (penyusutan arsip) dapat berupa pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.. 

Menurut  Teh  Liang Gie (Gie, 1998 : 50), dalam melakukan penyusunan arsip ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut : 

• Angka pemakaian 
• Jadwal referensi arsip 
• Nilai kegunaan arsip 
• Pemindahan arsip 
• Pemusnahan arsip 

Penyusutan arsip dapat dilakukan melalui 2 cara yaitu : 

• Pemindahan arsip in-aktif dari pengelola ke unit kearsipan atau pemindahan arsip dari berkas kerja (file aktif) ke file in-aktif. 
• Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna yang berdasarkan perundingan yang berlaku. 

Tujuan penyusutan arsip adalah, untuk : 

• Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 
• Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan. 
• Mempercepat penemuan kembali arsip. 
• Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban. 

Berikut Artikel yg Terkait Masalah Kearsipan

Baca Juga : Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Baca Juga : Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Baca Juga : Sistem Penyimpanan Arsip
Baca Juga : Jenis-Jenis Arsip dan Contohnya
Baca Juga : Jenis-Jenis / Macam-macam Peralatan Arsip Dan Gambarnya
Baca Juga : Prosedur Kearsipan

Tahap-tahap pelaksanaan penyusutan arsip adalah : 

1.      Tata tertib 

Penyusutan arsip di unit pengelola antara lain : 

• Menyiangi, berdasarkan atas Jadwal Referensi Arsip (JRA) dengan melihat referensi pada folder berkas. 
• Menyisihkan, berkas yang sudah in-aktif dari berkas aktif dan disimpan pada transfer file. 
• Menyortir, memilah-milah arsip yang dimusnahkan dan tidak dipindahkan ke pusat arsip. 
• Membuat daftar perpetelaan arsip baik untuk arsip yang akan dimusnahkan maupun yang akan dipindahkan. 
• Arsip-arsip yang dipindahkan ke pusat arsip dimasukkan pada box arsip in-aktif tanpa mengubah sistem pemberkasan pada masa aktif. 
• Pemindahan dan pemusnahan dilakukan setelah mendapat persetujuan pimpinan unit kerja dengan membuat berita acara.  

2.      Penyusutan arsip pada masa transisi (sebelum membuat retensi arsip) 

• Memberkas kembali arsip-arsip yang tidak teratur misalnya : majalah, map-map, amplop, formulir-formulir  yang berlaku dan seterusnya. 
• Membenahi arsip dengan benar. Sistem pembenahan memakai tata cara yang teratur yaitu dengan memberkas arsip sesuai dengan kepentingan. 
• Melakukan penilaian 
• Mana yang tetap disimpan di unit pengelola 
• Mana yang dimusnahkan 
• Mana yang layak untuk dipindahkan ke pusat arsip. 
• Membuat daftar atas kelompok kegiatan tersebut pada 3 butir 

B.  Pemusnahan Arsip 

Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi (Mulyono dkk, 1985 : 60). 

Pemusnahan arsip yang dilaksanakan adalah : 

1. Setiap pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Komisaris maupun Direktur Perusahaan. 
2. Pemusnahan arsip dilakukan secara keseluruhan sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya.  Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara membakar dan mencacah. 
3. Pemusnahan disaksikan oleh beberapa pegawai atau staff yang terkait. 
4. Membuat berita acara pemusnahan arsip in-akt if yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan dan pemusnahan adalah membantu para ilmuan dalam melaksanakan penelitian, terutama jika arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip sudah mencapai masa statis,  maka  akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian.